第一章 书信

第一节 书信概述

英语书信可大致分为正式信件和非正式信件两大类。正式信件包括商业书信（如日常商业信、有关商品和服务的信等）、社会交往书信（如邀请信、感谢信等）和公证信（如证明信、委拖书等）。非正式信件指私人信件，如家信、给家属、朋友的信等。

书信是交流信息传递情感最常用的方式之一。要写好一封英文书信并不容易，除了必须掌握英语的文法及语言特点之外，还得掌握英文书信特有的格式。

英语书信的语言特点可以归结为Seven Cs原则。Clearness（明了）、Conciseness（简洁）、Correctness（准确）、Courtesy（礼貌）、Character（个性）、Completeness（完整）、和Candor（坦城）。

一、书信的格式 (The letter styles )

英文书信的格式一般有四种，即齐头式(Full block style)、半齐头式(Semi-block style)、缩进式(Indented style)和半缩进式(Semi-indented style)。

1、 齐头式(Full block style)

在齐头式英文书信中，信头、信内地址、称呼、正文、结束语、签名等都从左边顶格开始。例如：

2、 半齐头式(Semi-block style)

写信人的地址、日期和结束语、签名写到中间靠右的地方，其余部分从左边顶格开始。例如：

3、 缩进式 (Indented style)

在缩进式中，写信人地址、日期、收信人地址、结尾语和签名的排列，每一行都比上一行缩进1～2格。正文每段起行都缩进5个字母。例如：

4、 半缩进式 (Semi-indented style)

写信人的地址、日期、结尾语和签名写在右边，收信人的地址、附件从左边顶格写起，信的正文每一段落起行都缩进5个字母。例如：

二、书信的构成 (The parts of letters)

书信由以下几个部分组成：

1、 信头（Heading）

信头是指寄信人的单位名称，地址和写信日期。信头的顺序一般为：单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）名、邮政编码、国名和写信日期。

正式信件的完整信头应包括发信人的地址和写信日期。位置一般在信纸的右上角。若用印有信头的信纸，则打上写信日期即可。私人信件或非正式信件的信头只需保留写信日期。日期中的月份应完整拼出，不宜缩写。如：英式日期：14th August, 2004和美式日期October 8, 2004 不可写成 14th Aug. 和Oct. 8, 2004。

信头有齐头式和缩进式两种写法，与信封上的寄信人的姓名和地址的写法相同。

2、 信内地址（Inside Address）

信内地址指收信人的姓名和地址，包括单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）名、邮政编码和国名，与信封上的收信人的地址的写法相同。信内地址位于信纸的左边顶格写起，低于寄信人地址和写信日期一至两行。

信内地址也有齐头式和缩进式两种写法，与信封上的收信人姓名和地址的写法相同。

例1：

例2．

3、 称呼（Salutation）

称呼写在低于信内地址一至二行的地方，从信纸的左边顶格写起，与信内地址第一行齐平。

称呼用语通常根据写信人和收信人的关系而定。

写给关系一般的个人信：Dear Mr. Smith；

Dear Prof. Tom；

Dear President Sherwood Scott等。

写给熟人或亲朋好友的信：Dear Smith，

My dear Ederward等。

写给政府机关、社会团体、公司等的公函：Gentlemen,

（Dear）sir(s)。

收信人是女性：(Dear) Madam，

My dear Madam，

My dear Mesdames（复数）。

名誉头衔，如M.D.（医学博士），Ph.D.（哲学博士），M.A.（文学硕士）, M.D.（理学士）等要放在姓名后面，并用逗号与姓名隔开，如William New, M.D.。其他头衔，如Mr. Charles Zhang, Cashier。

收信人为普通大众或一组人时，可采用下列方式称呼：

Dear Readers: 亲爱的读者：

Dear Guest: 亲爱的旅客：

Dear Customer: 亲爱的顾客：

4、 信的正文（Body of the letter）

信的正文就是书信的内容，也是书信的主体。

英语正文位于收信人的称呼下方，与称呼隔一至两行。正文的格式主要有齐头式和缩行式。正式书信无论采用哪一种格式，段与段之间都应空一行，表示分段。

就正文的内容而言，写事务信件时，一般应该开门见山，简明扼要，条理清楚，直截了当的说明写信的目的。如果信的正文较长，一页纸不够用，从第二页起不要用印有信头的信纸，用与第一页大小和颜色一样的白纸。

5、 结束语（Complimentary Close）

结束语是写信人对收信人的一种谦称，相当于汉语的“此致，敬礼”、“XX谨启”等。结束语只占一行，低于正文一至两行。结束语的第一个词的第一字母要大写，末尾用逗号。英语书信中结束语的种类很多，使用何种结束语，通常根据写信人和收信人的关系而定。主要有下列几种不同用法：

收信人地位或辈分高：Respectfully yours, Yours respectfully,

Most sincerely yours,

一般： Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely,

Faithfully, Faithfully yours, Yours faithfully,

Truly, Truly yours, Yours truly,

亲密友好： Love, With love,

Loving, Your loving,

As always, As ever,

Affectionately, Affectionately yours,

6、 签名（Signature）

签名即写信人的署名，通常包括手签的姓名、打印的姓名和头衔三项内容，前两项必须包括，后一项则根据需要选择。签名位于结束语的下面一至两行。亲笔签名须放在打字姓名的上面。

7、 附件（Enclosure）

当信件有附件时，应在签名下方左下角注明（Enclosures）或它的缩写形式Encl.或Enc.附件两（份）以上应写明具体数目。例如：

Enclosure: Catalogue附目录

Enc.: Invoices 5附发票5张

8、 又及（Postscript）

又及又称再启或附言，用于补叙遗漏的话，通常以缩写形式P.S.出现。

又及与信的正文左端对齐，低于签名部分二至四行。

以上八项内容中，第一至第六项内容是英语信函的主要组成部分，一般不可缺少。第七项和第八项则视情况而定。

三、 信封的写法

英语信封的写法与汉语不同。写英语信封时，要先在信封正面的左上角写上寄信人的姓名和地址。顺序一般为：姓名、单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）后、邮政编码和国名。在信封正面中央写上收信人的姓名和地址，顺序与寄信人的姓名和地址相同。信封一般用打字机打出，可在收信人姓名前加上TO；在发信人姓名前加上FROM。

例如：

书写信封时注意以下几点：

1） 目前信封的写法多为齐头式。

2） 如果想说明信件的类别，投递方式以及其他有关情况，可在信封左上角（即寄信人姓名和地址的下面）或左下角写上说明语。常见的说明语有：Registered（挂号信），Double-Registered（双挂号信）, By Air Mail（航空信）, Immediate（急件）, Express（快信）, Ordinary Mail（平信）, Confidential（机密）, Printed Matter（印刷品）, Sample Post（样品邮件）, Manuscript（稿件）, Photos Enclosed（内有照片）, Photographs, Please Do Not Bend（内附照片，请勿折叠），With Parcel(packet)（另附包裹）, Private（私人信，亲启）和Personal（个人信，私函）等。其中，Private, Personal和Confidential等说明语通常写在信封的左下角。例如：

3） 如果信件寄给第三者，再由第三者转交给收信人，则在收信人姓名后（后一行）先写上C/O(=care of, 表示“由……转交”), 然后再写上转交人的姓名，地址则变为转交人的地址。例如：

美国宾夕法尼亚州匹兹堡大学机械系

哈罗德·伍德先生转交

约翰·魏纳先生收。

4） 如果信件不是通过邮寄，而是托某某转交，则信封上不写收信人的地址，只写收信人的姓名，然后在收信人姓名后（后一行）先写上Kindness of, Politeness of, 或Through (By) Courtesy of等词语（这些词语均意为“请……转交”），再写带信人的姓名。例如：

Mr. John Warner

Kindness of Mr. Harold Wood

敬请哈罗德·伍德先生转交约翰·魏纳先生

也可只写收信人姓名，而不写带信人姓名，这时，需要在收信人姓名之前（上面一行）写上Please Forward（请转交……），例如：

Please Forward

Mr. John Hobart

请转交约翰·霍巴特先生

第二节 社交信函

社交信函也称礼节性书信。

社交信函包括的范围很广，按内容与功能分，有欢迎信、感谢信、祝贺信、慰问信、道歉信、邀请信、介绍信、推荐信等等。

社交信函在英文书信中占很大比例，使用人数较多，应用范围较广。每一封社交书函都有一个特定而明确的目的。此类书信一般都开门见山，中肯切题，不涉及与该目的无关之事。

一、欢迎信(Letters of Welcome)

写欢迎信的目的主要是为了建立友好关系。写欢迎信应注意以下几点：

1）语气热情友好，使对方感到亲切温暖。

2）应首先向对方表示欢迎和问候，并可简要介绍本方情况及对未来的展望。

3）结尾时可再次对对方表示欢迎。

例信1：

二、感谢信（Letters of thanks）

感谢信是社交书信中极常见的一种，是受到对方某种恩惠，如受到邀请、接待、慰问、收到礼品及得到帮助之后，而表态感谢的信函。感谢信的形式和内容视你受惠的程度以及你与收信人的关系的密切程度而定，简单随和的感谢信用一句话就能表明意思。写作时要注意以下几点：

1）措辞要自然，诚恳亲切，语气应谦恭有礼。

2）一开始就表示感谢之意，再说明感谢的原因。

3）使用些恰当的词表示对收信人提供的帮助或赠送的礼品的赞美，但不可言过其实。

4）感谢信尽量用手写，这显得更有诚意。

例信2：

例信3：

三、祝贺信(Letters of Congratulations)

祝贺信是亲朋好友之间喜庆祝贺及建立保持良好商业关系时的一种信函，如用于祝贺重大节日、订婚、结婚、生子、受奖、乔迁、提升等。这类祝贺信除了表示喜悦之情和祝贺之意外，就是增强彼此的感情，所以文字自然轻松，没有拘泥之感。写祝贺信时要注意以下几点：

1）开门见山交待值得祝贺的事，并表达自己的祝贺之情。

2）进一步说明自己对值得祝贺之事的评价和自己的真切体会。

3）在信的结尾处再次表示祝贺及对收信人贴切的称赞。

例信4：(祝贺生日)

例信5：（祝贺提升）

四、慰问信(Letters of Consolation)

慰问信是对别人发生的不幸（如朋友生病、受伤、家人丧亡、遭受物质上的损失或是生意失败等）表示问候、慰勉、关切、同情和鼓励的一种书信。这类信应当诚恳而简短，语气要沉缓，切忌言语花哨而无实际内容。

例信6：

例信7：

五、 道歉信(Letters of Apology)

生活中，由于我们的疏忽或是不当行为给他人造成了伤害或财产损失，我们都需要向当事人道歉，说明原由，争取对方的谅解或赔偿对方的损失。道歉信言辞要恳切真诚。在写这种信时要注意以下几点：

1）开门见山真切地说出道歉的原因。

2）提出对己造成的伤害和财产损失的具体弥补措施。

3）结尾段要再次表明歉意，请求收信人的谅解。

例信8：

六、邀请信(Letters of Invitations)

邀请信分为正式和非正式两种。正式的邀请信，即请柬，格式严谨，有固定程式，用第三人称书写；非正式邀请信格式要求不如请柬那么严格，用第一人称书写，称呼也教自由。写请柬时要注意以下几点：

1）第一排写主人的名字。主人若是以夫妇的名义发出邀请的，

第一排就得写夫妇两人的名字。

2）被邀请者的姓名写在第三排，被邀请的若是一对夫妇，也应写全夫妇两人的名字。

3）请柬上每句话后的标点都省略不用。

4）在请柬的左下角标明“R.S.V.P.”，表示请柬需要被邀请人回复。有的请柬的右下角还标有“formal”的字样，被邀请人就应穿正式场合穿的衣服。

5）出席婚礼的邀请信，一般以新郎或新娘父母的名义发出。

正式的请柬和非正式的邀请信都以提前两周寄出最为理想。

例信9：（婚礼请柬）

兹定于四月二十九日（星期六）下午四时在纽约天安教堂为小女玻琳·玛利与约翰·弗雷德里克·汉密尔顿先生举行婚礼，恭请光临。

查尔撕·罗伯特·奥德内姆夫妇谨定

例信10）（邀请共度周末）

亲爱的迈克：

我希望7月20号那个周末你和汤姆没有其他计划，因为我们想邀请你们到帕克海滩来共度周末。每年此时，大海都有很美。

我和玛丽亚都希望你能去。

卡尔敬上

七、介绍信(Letters of Introduction)

介绍信是使本来互不相识的人相互认识的一种书信，主要介绍收信人和被介绍人之间进行业务交往，实质上是垦请对方给予第三者以照顾和帮助，适用于社交活动和业务活动中。

介绍信可分为业务介绍信、私人介绍信和特殊介绍信（亦称推荐信）。语言应简洁明了，篇幅简短。一般由三部分组成：

1）简要介绍被介绍人的姓名以及介绍人与被介绍人之间的关系。

2）详细介绍被介绍人的简历以及被介绍人的要求。

3）最后表示希望得到对方的帮助并致以问候和谢意。

例信11：

亲爱的迈克：

兹介绍持信人格林先生来你处。格林先生是ABC软件有限公司的销售经理，而且是我个人的一位朋友，他将去做市场调查。

若能给他提供建议并对他工作予以指导的话，我将万分感激。

约翰敬上

2002年11月1日

八、推荐信(Letters of Recommendation)

推荐信是向有关单位或个人推荐人才的信件，它属于特殊介绍信但又不同于介绍信。写推荐信的人或单位必须对被推荐者有一定的了解。另外，写推荐信的人最好有较深的资历，如被推荐者的原单位领导，本行业的专家等，知名度越大越好。

推荐信一般分为两种：专用推荐信（特意为被推荐人申请某一职务而写）和通用推荐信（即同一封推荐信可用于不同的招聘单位）。

撰写推荐信时，要充分肯定被推荐人的成绩，突出被推荐人的技能和优势，篇幅不宜过长，但也不能三言两语，草草了事。推荐信一般包括以下三个内容：

1）说明推荐人与被推荐人的关系、熟识程度等；

2）概述被推荐人的能力、品质及性格等有关情况；

3）建议聘方录用。

推荐信上应注明推荐人的工作单位、联系电话、职称或职务等。

例信12（推荐读研究生）

负责同志：

很高兴地向您推荐我以前的一们学生李雷。他有意在你校攻读机械设计制造及自动化专业的研究生学位。

我对他的印象是他很勤奋。在四年的大学生活中，我感觉到他善于接受新事物，但同时又不会轻易地被一些未曾确证的观念所影响。他头脑灵活，成绩优异。在跟同学相处时，他乐于替他人排忧解难。

李雷有很强的求知欲，他的学术能力较强，加上几年来在一家大公司所积累的丰富经验，我相信他一定有能力在你系继续他的研究生学习。

我真诚地希望你能考虑他的申请。

吴建雄

清华大学电子工程系教授

2002年7月27日

第二章 商务信函

第一节 概述

要写好商务信函不仅应具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备较扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。

一、 商业信函的要素

英文商业信函通常包括七部分：信头（letter head），日期（date），收信人地址、姓名（inside name and address），称谓（salutation），内容（body），结束语（complimentary close），签名（signature）。

除以上七部分之外，还有一些商业信函有如下部分：编号（reference）、标题（subject line）、附件（enclosure）、抄送（carbon copies）。

1、信函编号（reference）

信函编号便于来往书信的存盘和查阅，建议写信时注明：“我方存盘号：NJ/M CF2”。在回信时，由于来函有一个编号，因此应该打上：

我方编号：Our ref. NJ/JL CF2（寄出的信）

你方编号：Your ref. DB/lih（收到的信）

＃编号通常在日期的上方或和日期平齐靠左的位置，包括以下内容：

1） 信人的姓名缩写（用大写字母）。

2） 书的姓名缩写（大小写均可）。

2、指定收信人姓名（attention line）

指定收信人即特定收件人或经办人。当发信者希望收信单位的某个人或某个部门迅速输

出此信件时，可在封内地址下面写上指定的阅信人姓名或经办部门名称，常见的写法如下：

（1） Attention: Mr. Thomas Green

（2） Attention of Mr. Thomas Green

（3） Attention of Marketing Manager

（4） Plymouth Rock Manufacturing

412 Atlantic Avenue

Boston, Massachusetts 02110

Attention: J.P. Scovill, Chief Engineer

Ladies and Gentlemen:

注意（4）例的称呼是“Ladies and Gentlemen”，而不是“Dear Mr. Scovill”，因为信函是写给公司的，Scovill只不过是特定的经办人。

3、标题（sbject line）

在信中加上醒目的标题可以使对方一看就知道信的内容，既节省了时间，又提高了办公效率。可以用几个词开头，如。Subject: ; Re: ; Reference 。有时还可以直接写标题，不用这些词开头。一般标题要全部大写或下划线。在简化的信函格式中，标题可以代替称谓。标题的位置还可以根据各个公司的习惯不同而不同。例如：

Ⅰ. Kelven Clock Company

1345 Granby Street

Springville, CA 25767

Dear Purchase agent:

SUBJECT: Your Order #3256

Ⅱ. Smart Cook Company

1345 Granby Street

Springville, CA 25767

Dear Purchase agent:

Your ORDER NO 1234

4、附件（enclosure）

如果随信附寄了东西，可以在信中说明，如“Enclosed is…”，也可以在信的最后这样写：“Enclosure”或“Enc”，要放在名字首写字母的下边。如果附寄有多个文件，还要加上编码，看下面的例子：

Ⅰ.BM/rt Ⅱ.LMD: rd Ⅲ.GM/tl

Enc Enclosures 3 Enc 3

1. Birth Eertificate

2. Visa

3. Letter of reference

5、抄送（carbon copies）

如果写给Mr. Black的一封信已经复印一份给Mrs. Clayman，就要在信中说明。如：

Ⅰ.DM/TS Ⅱ.LT/sa

CC：Mrs. Clayman copy: Mrs. Clayman

Credit Department

CC：是Carbon Copy的缩写，是从前使用复写纸眷写副本时的用语，现在不论是否使用复写纸，只要是同一份文件的副本，就可写成CC：。CC：的写法并不固定，无论是小写的c.c.: 或cc: 还是大写的CC: 都可以。

二、商业信函的格式

商业信函的格式通常会成为企业形象的一部分，不同的机构有自己写信的格式，常见的是用齐头式（信的每一部分开始都左顶格写），不用标点符号（只有内容、段落用标点，称谓和结束语不用）。此外还有混合式和缩进式格式。通常缩进式信函是最为正式的格式，齐头式最不正式，混合式居中。但是，现在商业信函越来越倾向于齐头式。

1、 齐头式例信：

2、 混合式例信：

3、 缩进式例信：

三、商业信函的内容构成

商业信函一般要有开头（opening）、中间（body）和结束（closing）三部分。

1、开头（opening）

开头没有固定的写法，可以简单地说明写信的原因或要求，也可以提一下上一封信、合同或文件，或使用生动的开头引起读者的兴趣。第一次通信时也可以用开头来简要介绍自己。

开头语一般自成一段，文字简洁。许多商务信函不用开头语。

2、正文（body）

正文是信函的主体，给收信人提供你想传递的详细信息，表达写信人的具体愿望、要求、看法等。正文部分可以是一段或几段，最好一段表达一个意思。需两页或更多页信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期，续页不用印有信头的纸。续页写法如下：

（1）Mr. John Smith

Page 2

April 22, 2004

（2）Page 2

The ABC Company, June 3, 2004

信的正文部分所用的英语应该清楚简明，段落清晰，标点正确。

段落划分——在信中每段表达不同的内容，因此可能一段只有一句话：但是短小的段落太多会破坏信的整体外观。

小 标 题——如果内容分成几部分，每一部分使用小标题。

列 表——如果一个段落包括一些想法，可以以列表的形式表现出来，还可以用项目编号和符号加以突出。

间 距——几乎所有的商务书信都采用单倍行距，段落之间采用双倍行距。

3、结尾（closing）

信的结束语可以重复信中说的事情，发信人要做或希望收信人做的事，也可以是套话，位置在正文结束之后，需另起一段。如：

（1）Wish to hear from you soon.（希望不久收到你们的消息）

(2) If you need further information, please tell us. (如果需要更多信息，请告知我们)。

第二节 建立贸易关系

如果希望向国内外公司销售某种产品，或从其它公司购买某种产品，首先要查明将和谁打交道。一般可以通过银行、外国商会、中国驻外商参赞处、同业商行、商界朋友、贸易行名录、相关行业杂志、广告等渠道获得对方公司的行名和地址，然后就可以开始向有关方面发函。写建立贸易关系信件必须做到以下三点：

1) 说明你是通过什么途径得到对方公司的行名和地址；

2) 简单进行自我介绍，如自己公司经营的范围、规模、历史等，其次阐明你希望购买或者推销何种产品等等，有时也提到建立业务关系的原则及买卖的条件；

3) 最后提出希望彼此合作，发展互利互惠贸易关系的愿望。并期待对方及早回复，等等。

收到这类信函之后，必须及时有礼貌地给予完整的答复，以便树立信誉和给对方留下良好的印象。

建立贸易关系例信：

敬启者：

我们从贵国驻华大使馆商务处得知贵公司是贵国主要的家电进口商。

本公司是中国主要的家电经销商之一，我们想在平等互利的基础上和你们建立直接的贸易关系。现随信附寄我公司各种产品的详细资料，包括各种型号、价格和付款方式，以供参考。

等候你方惠复。

你真诚的

第三节 询盘信与还盘信

一、询盘信

在国际贸易中，询盘是业务磋商的第一步。询盘又称作询价。一封询盘信通常是买方为了了解卖方所提供的商品目录或样品，询盘信语言应简洁、具体，列出所需货物的规格、质量、数量或交货期等，以便供货人据此发盘。买卖是公司与公司之间的交易，因此询盘应寄给公司，以避免不必要的延误。

写应注意以下事项：

1) 告知对方你的消息来源。

2) 介绍有关你方的业务情况，诸如经营范围、所需数量、通常采用的贸易条款。

3) 提出希望供货商能为你所做的事情的愿望。

询盘例信1：

敬启者：

同我公司有多年贸易往来的考文•詹姆斯奥佛公司向我推荐了你公司。我们对你公司的电热器，特别是办公室用F型的电热器感兴趣。请寄一份带有插图的商品目录，并附带列明详细价格和支付条件。

若早日答复，我们不胜感激。

你真诚的

询盘例信2：

敬启者：

我们最近看到贵公司的可以用来制作女裙的“白色健康多”布匹的广告。若贵方能够寄给我们关于此布料的全部资料，我们将非常感激。

我们大量进口纺织品，并且愿意介绍新型原料给我们的顾客。请寄来产品目录和报价单，并请告知交货条件和交货日期。

如果交易条件合适的话，我们可能订购大约1万米，以后还会订购更多。

期待您的答复。

你真诚的

二、还盘信

还盘是受盘人不完全同意发盘的内容而提出的修改或变更意见。受盘人若对发盘的某些交易条件不满意，或认为其中某些条款与他所预期的有出入，他就可能拒绝这个报盘，或者提出自己的建议或条件。一收到这样的还盘，出口商要重新报盘。还盘的内容涉及贸易的许多方面，诸如商品价格、规格、付款方式、包装、交货日期、贸易术语等。

还盘被视为一个新的发盘。一方的发盘经对方还盘后即失去效力，除非得到原发盘人同意，受盘人不得在还盘后反悔，再接受原来的发盘。

在国际贸易中，一笔交易是经过多次的发盘——还盘——反还盘的反复磋商，才最终达成。

还盘信应包括以下内容：

1）对卖方的报盘表示感谢。

2）提出对报盘的更改意见及原因。

3）希望对方接受还盘。

还盘例信：

敬启者：

感谢贵方10月9日的来函及尼龙衬衫样品。

我方欣赏这些衣服的优良品质，但可惜贵厂似乎开价过高。假若接受这个价目，我方无多少利润可赚，因为本区买家主要倾向于购买中等价格货品。

请贵方考虑这一情况并重新提出报价。

你真诚的

第四节 订货信与确认订货信

一、订货信（order letter）

公司通常用印好的订单订货。订货的人要注意订单要包括尽可能详细的信息。

订单一般包括如下内容：产品目录号；数量；商品性质（型号、号码、颜色）；单价、全价；买方身份；发货地址；运输方式；付款方式；交货日期；其他信息（如订单号、订货日期、推销员名）等。

订货例信：

二、 确认订货信（acknowledgement letters）

公司收到订货信后要尽快回信，回复订货时要告诉客户他们会尽快得到订货，希望进一步交易等。但是有时候，由于某些原因，如缺货、客户信誉不好、订货数量太小、订货条款不合适等，需要对订单进行拒绝。拒绝订货信要写得委婉，解释清楚原因，并要表示对将来生意的关心。

确认订货例信1：a). letter of acceptance

确认订货例信2：a). letter of regret

第五节 推销信（sales letter）

推销信是一种广告。企业写推销信的目的是与客户或潜在的客户沟通，试图说服他们购买产品或服务。推销信主要的目的有：发布新产品或服务；维持或改善现有市场地位；更新产品或服务；维持或改善客户对产品的认知度；支持促销活动；改进公司形象。

写推销信最重要的就是要用为读者考虑的语气，推销信要注意以下几点：

1）引起对方兴趣。只有读者感兴趣，才能去买。

2）描述产品并证实产品的可信性。

3）给读者提供购买信息。

推销例信：

第六节 索赔信与理赔信

一、 索赔信（claim letter）

如果收到的货物或服务与合同不符，就要写索赔信要求赔偿，索赔信言词适当强硬，要有礼节，尽量取得对方的合作，以达到提出申诉或友好地解决索赔目的。写索赔信一定要遵循下面的原则：

1） 清楚、详尽地陈述事实；说明索赔的原因；提出有关证据、文件证明到货质量不符、错装、短装、货损等问题；

2） 强调我方或我方客户由于遭受损失才不得已提出索赔，希望对方谅解；

3） 提出具体要求及希望对方解决的日期。

索赔例信：

二、理赔信

回复客户的索赔信或申述信应及时迅速，语气要友好、亲切，富有诚意。解释事情发生的原因，不要与客户争辩。清楚、有条理地提出解决问题的有效方法与途径。理赔信除了致歉，还有如下内容；

1） 说明客户的因难（或解决方法）。

2） 解释情况发生的原因。

3） 保证此类情况不再发生。

4） 说明相关人员已被处理。

5） 维持良好关系的客气话。

理赔例信：

第七节 催款信（collection letter）

通过写催款信来追回欠款，而不是打官司，可以节省客户和公司的时间和费用。虽然催款是不愉快的事，但写的时候还是要注意语气，要礼貌和尊敬对方。讥讽或苛刻的语气只能起反作用。写催款信注意以下几点：

1） 说出对方欠款的具体数目及拖欠日期；

2） 要求对方立即偿还；

3） 可能采取的相关措施。

催款例信：

第三章 求职、求学申请信

求职、求学申请信（Letters of Application）是为了得到某种就业机会或某种学习机会而向有关方面写的函件。

这类函件的篇幅不宜过长，应简洁明了。语言要准确，语气要诚恳。申请信一般必须包括信头、信内地址、称呼、正文、结束套语和签名。若有附件，可用Enclosure，略作Encl.表示。正文部分应包含：

1）申请的内容及理由

2）个人简历

3）期望尽早得到回复

第一节 求职申请信(job application letter)

求职信，是一种用来“推销”自己的商业函件。写求职信的目的就是希望获得一份工作职位。一封好的求职信，能给聘方留下深刻的第一印象，从而获得面试的机会。只有获得面试机会，你才有可能进一步向招聘者推荐自己，最终获得你所谋求的职位。

在写求职信的时候，应先了解雇主的需要，并找出自己能满足他们的能力；然后，重点强调你的这些能力。在雇主读完你的信后，应对你的某一两个能力有足够的了解。

除了强调你的主要能力之外，你的求职信还应该引起读者的兴趣，反映你的热情，激起读者想读简历的欲望。

求职信的格式与一般书信的格式相似。正文前应标明寄信人的地址、写信日期、收信人姓名、地址等内容。求职信正文一般应涉及以下几部分内容：

1）说明获得信息的渠道并交代写信的目的。例如见广告应征、经熟人介绍、寻找专业对口单位等。

2）概括本人的学历、经历、能力及业绩等基本情况，向招聘单位表明自己确有能力胜任该项工作。这也是求职信的核心部分。

3）希望聘方考虑自己的求职申请并提供自己的联系方式。

为了提高求职的成功率，在寄发求职信时，常附寄一些相关的佐证材料，如个人履历、学位证书、毕业证书、获奖证书及技术资格证等的复印件。

求职信通常分为两种：一种是把简历包括进去的求职信，另一种是不包括简历但附寄简历的求职信。

例1， 包括简历的求职信：

例2，附寄简历的求职信：

附：履历（Curriculum Vitae）的写法

求职时通常要向招聘者提供一份履历（curriculum vitae/ resume ）。履历一般包括以下内容：

1） 个人情况：姓名、出生年月、民族、国籍、婚姻状况、家庭住址、电话号码、通讯地址等。

2） 学历：就读学校、最高学位及获得时间

3） 工作经历：工作单位及起止时间、职务

4） 有何著述：包括专著、论文和文章。

5） 曾获得何种形式奖励、资助等。

6） 参加过哪些团体、组织等。

7） 证明人或推荐人的姓名地址。

履历可以尽量使用短语而不用完整的句子，以便使人一目了然。

CURRICULUM VITAE

Name: Han Shui Sheng

Date of Birth: 6 May 1947

Marital Status: married with one child

Citizenship/ Nationality: Han ()

Telephone: 32221337

Academic Qualifications:

B. A.: Nan Kai University 1981-83

Major: English Language and Literature

M. A.: Xia Men University 1984-86

Major: American Contemporary Literature

Ph. D.: Beijing University 1991-94

Major: America Contemporary Literature

Languages: Native Chinese speaker; English; French

Experience: 1967-69 Librarian, Library at Beijing Iron and Steel Factory

1969-79 Teacher in English, Middle School Attached to Beijing Iron and Steel Factory

1981-83 Student, Nan Kai University

1984-86 Postgraduate, Xia Men University

1987-90 Assistant Professor in American Literature, Nan Kai University

1991-94 Postgraduate, Beijing University

1994- Professor in America Literature, Nan Kai University

(My file is available at the Teacher Placement Bureau of Nan kai University)

第二节 求学申请信(study application letter)

求学申请信是申请人向有关学校或研究机构询问并索取入学报名表格及有关资料的信函。信直接寄给大学的招生办公室。写好求学申请信函要做到以下几点：

1） 简单介绍自己的学习经历：

2） 阐明自己的申请项目；

3） 索取学校的招生简单或有关资料，以便进一步联系。

例信1，询问入学资格并索取简章、申请表

02139美国马萨诸塞州坎布里奇市

麻省理工学院工程研究学院

招生处主任

尊敬的先生们：

2000年7月我于中山大学电子工程系硕士研究生毕业，目前在该系担任研究助理。为了进修深造，我希望能到麻省理工学院工程研究生院攻读博士学位。贵院有着悠久的历史和优良的学风，师资力量雄厚，教学设备精良，享有崇高的国际声誉。能在这样一所理想的高等学府深造，实乃幸事。我很久以来一直向往着它，希望能有幸入校学习。

我很想知道贵院招收博士研究生的条件。烦请给我寄份报名单和相关材料。

盼能早日收到您的复信。

中华人民共和国

中山大学物理系

李兵

2002年10月15日

例信2，申请做访问学者

尊敬的狄金森教授：

我准备作为访问学者申请来贵校学习，希望听几门课并在你们实验室里做一些研究工作。我在英国逗留期间，一切生活费用由我本人担负。

随函奉上履历表一份及两封推荐信，望您满意。敬请考虑我的请求。

盼早日见复为感。

此致

敬礼！

周红

2002年5月20日

附履历表一份及推荐信两封

书信