探索建立电子档案信息管理系统

作者：孙玉春

来源：《卷宗》2016年第12期

        摘 要：随着信息技术和网络的发展和普及，利用电子信息管理文件已经是各行、各业的日常基本工作，信息档案的建立是标志着办公自动化的完成，电子档案信息系统就是通过计算机技术处理的图像、视频、文字等信息，使之成为能相互进行信息存取和输出的集成系统。换而言之，能综合信息发布者的意愿和接受者对信息的需求，对信息进行收集、整理、组合并双向式传播。 现在部分的单位还采用传统的方式进行存储，或将底图扫描成图片文件进行存储，这就造成了存储不安全、查阅不方便、数据不共享等问题。

        关键词：电子档案；信息；系统；管理

        建立电子档案信息系统，可以将现在存在的电子档案和目录装到数据库中，来实现电子档案的共享。这样，单位内部用户可以方便查询图纸和与之相关的档案信息。

        1 建立完善的档案数据管理系统

        利用网络信息技术的优势建立一套完善的数据管理系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，构建完整的档案信息资源共享服务平台，利用先进技术对档案数据进行即时更新，解决信息报送不及时问题。同时对档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，同时这些信息可以重复利用，但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化、科学完善的自身管理机制，也是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放和过期档案的销毁，都要实施集体决策。

        1、资源共享、强化整合

        以现阶段档案信息系统和信息资源为基础加强整合，如何合理整合档案资源，深入挖掘档案资源的潜在价值，实现互联互通资源共享，在管理信息系统设计时，充分考虑应用原有设备保护现有系统的建设，把现有系统资料和数据进行合理有效的整合，充分利用和保护现有资源，为资源共享强化整合工作，科学有序的开展奠定了良好的基础。

探索建立电子档案信息管理系统