办公室内部管理工作

一、 人员管理工作

a. 与新增加人员进行谈话,让其了解公司对她们的的要求与达到的标准,能够迅速成长。(例如:1、让她在周例会或月例会上做自我介绍,让大家都认识她,同时对她的加入表示欢迎2、按排生活起居,安排工位等事宜3、跟进师傅了解其表现情况,针对出现的问题及时帮助其解决4、及时组织相应的转正、独立考试)。

b. 关注员工思想情况,采取不同方式多关心员工,如思想压力过大或就是有特殊情况者,要及时将情况反馈给办事处经理或就是总公司,及时谈话沟通,了解情况,帮助解决问题。

c. 关注员工工作表现状态,通过产值、万元成本情况分析员工目前状态,及时地给于指导与帮助。对于持续产值较低,成本较高的员工,要及时与办事处经理沟通,调整工作方向,不能因持续低产值而影响员工积极性。

d. 关注员工成长,要定期跟进员工学习进步情况,并及时进行谈话沟通,自己能帮助解决的问题及时帮助解决,自己不能帮助解决的情况要积极将情况反馈给办事处经理或就是总公司。针对新员工不同阶段的学习、考核要积极、主动地进行组织与跟进。

e. 了解员工的心声,了解员工的需求,更好的为一线人员服务。

f. 及时更新人员档案,掌握人员资料。整理员工照片、身份证复印件、毕业证及学位证复印件等资料,健全档案。

二、 财务管理工作

a.认真核对票据,注意核对时间、金额与票据就是否一致。

b.于每月28日前将财务报表发至财务部邮箱。(与主管会计联系)报表包括内容:1、现金、银行 2、当月费用3、收支计划 4、产值表、5、应收账款 6、现金流水账,准确的统计数据,真实的反应当月成本费用。

c.定期给办事处经理提供可靠的数据,帮助分析办事处成本及个人成本原因,并提出改进意见。

d.关注开票、回款情况, 每月10-15日及时给工程主管及工作站负责人打电话沟通,确定本月需开票与回款的项目,及时按排月底开票事宜,确定下月回款计划,对于未回款项目要了解原因,及时沟通,确保款项顺利到账。

e.每月底与经理沟通,确定下月费用计划,与财务沟通及时拨款。

f.准确统计人员借款,还款就是要提供收据,冲账就是要标注,做到处处有痕迹,有据可查。

g.每天盘库现金账,做好每天流水账的登记。

h.对于外出设计员不能及时报账,要督促设计员在每月25日前将票据寄回办事处,尽量做到当月成本当月统计,增强当月成本分析的准确性。

i、 每月26日前督促设计员填写流程卡,及时上报当月产值,做好产值统计,准确计算工资。

三、出版室管理工作

a、 出版人员管理工作。

接到出版任务时,合理安排时间、人员,分配工作量,有组织的完成出版任务。

b、针对工作出现的问题,如:怠慢、懒散、不认真、细致、没有服务意识等情况,要及时指出并加以纠正。

c、在画图、出版任务较少的情况下,及时与设计处长联系,就是否有可以帮忙画的图纸,减少设计人员工作量。

d、做好出版用纸登记、流程卡发放登记及设计出版登记。

e、做好出版设备的定期维护与保养工作,针对出版设备出现的简单问题要能加以维修,使其正常运转,不影响出版进度。

f、要加强大家的成本意识工作,如:半废纸的二次利用等。

四、内勤日常管理工作

a、 不定期浏览当地建设厅网站或通信管理局网站,做好每年职称考试报名、职称评定及外省企业的备案工作。

b、 及时收集上报总公司转正员工的社保资料并积极组织签订劳动合同。

c、 帮助完善全公司人力资源数据库人员资料的收集工作。 每月月底前上报优秀员工电子版照片。

d、 每周尽可能组织召开好本周周例会,召开前要准分准

备会议内容(要与经理沟通)。

e、 配合经理、市场部每周五提前做好周报报表,更新本周开票、回款数据,给经理建议办事处下周的主要工作情况,供经理参考。

f、 每月必须组织召开一次办事处月例会。要求:会议要有简单流程、主持人,做好会前准备,以保证会议的效果,并将会议纪 要及时上传OA。

g. 组织学习总公司下发的各种规定文件。

h、 做好每月月例会资料,及时更新OA。要求:月底彻底更新,尤其就是及时更新花名册,新员工跟进表等,员工休息统计表等。

i. 每季度可能条件下组织员工集体活动,要做好组织筹划,并及时将活动写成稿件交综合部审核后上传OA公司新闻,丰富员工活动。

j、 做好员工请销假登记,严格按公司文件制度,需要上级批准的要及时将请假条(公司制式)发至综合部邮箱,及时请示,上班后及时销假。

k、 配合总公司五大部门工作,做好其她各种日常行政突发工作处理,做好经理助手。

L.每月整理项目审计表,核对发票金额。

m.及时更新员工通讯录。

n、 要求、督促、统计自审设计的审核结论,每套设计根据审核结论修改后方可出版,以提高本办事处设计质量。

o、 每周收集设计项目统计表及电子存档,及时反馈给总工办。

p、 每月组织学习2次以上,若办事处设计人员少,可在工作站督促她们共同学习。

q、 认真、完整的统计处每月培训内容、课时及对外交流的内容,应与公司内聘工程师考核表中每月所填的培训、交流内容保持一致。

r、 对试用期、实习期设计人员严格执行笔试、宣讲考核流程。

s、 浏览知识管理平台,可将有助于设计人员的文章下载发于她们学习,调动本单位人员上知识管理平台的积极性,可在周例会等会议上共同上知识管理平台浏览。

t、 协助经理做好招标资料。

五、 后勤管理工作

a. 组织出版室人员服务好一线的工作人员。帮助设计人员整理宿舍卫生,清洗被罩、床单等床上用品,让辛苦在一线的设计人员,能感觉到家的温暖。

b. 管理伙食方面。根据季节的差异,定时与炊事员商议伙食的花样、口味、营养搭配等,能用低的成本,做出营养搭配最好的饭菜。

c. 做好后勤保障,及时购买办公用品及宿舍用品,合理分发,登记。做好房水电等各项工作并及时缴纳相关费用,发现办公室或者宿舍需要维修的地方要及时处理,消除隐患。

d. 司机的管理、教育工作。每月统计行驶车程,统计当月车辆费,了解车的保养与维修工作,提醒司机要爱车、护车、安全驾驶,节约成本等。

e. 关心员工、服务员工,如:遇到人员加班情况,要提前准备好加班食品,组织人员做好服务工作。

六、 内外部协调工作

1. 内部协调工作

a、经理与员工之间的协调,起到上传下达的作用。

b员工与员工之间的协调,起到链接的作用。

c不同岗位之间的协调(设计员与出版员之间),起到桥梁的作用。

2. 外部协调工作

a. 对总公司各个部门协调(如:协助市场部回款工作等)。

b. 对税务局、银行及耗材采购供应商的协调。

c. 对建设单位人员的配合工作、给公司员工强调对客户的服务意识,服务决定市场,与建设单位相关人员建立朋友关系,搞好服务。

重点时间安排:

每周6协助经理上报周报表给综合部

每周6收集设计项目统计表给总工办

每月5日 发上月工资

每月20-25日 各地市开票

每月25日 收集全员票据,审核、签字、报账。

每月26日 收集流程卡,统计产值

每月28日 给财务上报财务报表

每月月底前 给各部门上报月例会资料,更新OA平台

办公室主任工作内容