浅谈现代秘书工作的职业特点及发展趋势

摘要

秘书这一行业已存在并发展了很长时间，随着社会主义市场经济体制在我国的建立，我国的秘书行业与国际接轨，现代秘书的概念开始更多地被提及。本文立足于现代秘书与传统秘书的区别，深入探究了现代秘书行业的特点及未来发展趋势。

关键词：传统秘书，现代秘书，职业特点，发展趋势

引言

最近几年，秘书界提出“现代秘书”的概念，相关论著也层出不穷，究竟现代秘书与传统的秘书有什么不同呢？笔者认为，从专业性与综合性相统一、信息枢纽的传达特点以及工作中的辅助性这三方面，现代秘书的内涵和外延无疑比传统秘书更深入更复杂，更需要综合统筹的智慧和较高的专业水平。鉴于不同时期秘书的工作涉及的领域及应具备的知识能力不同，新形势下的秘书工作十分考验现代秘书的素质与能力，我们有必要对这种现象加以探讨并促使我国秘书行业为之做出改变。以下先分析一下现代秘书工作的职业特点。

一、 现代秘书工作的职业特点

1、 专业性与综合性相统一

传统秘书的职能范畴除撰写文书类算是比较技术性的工作外，其它的服务大多都是低层次的事务性服务，也就是传统意义上的有关文书的办理、整理、立卷归档，会议的组织、接待工作，办公室值班、信访工作、文件信件的管理、车辆调度，甚至还包括后勤服务等，秘书职业一度曾被社会公众看作是为领导办私事的、跑腿的、打杂的。

我国加入世贸组织后，秘书行业与国际接轨，现代秘书理念呼之欲出。传统秘书的职能范畴已不再适应时代的发展和满足领导工作的实际需求，社会更需要有一定经营管理知识储备的秘书。因此,为顺应时代发展的潮流，满足领导工作的实际需要，秘书的职能范畴必须做出相应的调整。

现代秘书理论告诉我们，现代秘书的职能范畴是在传统的事务性服务的基础之上，进一步加强秘书的智能服务职能1。进而，本文认为,智能服务是用以区别现代秘书与传统秘书的根本之处，是现代秘书职能范畴中最高级的职能。在这项职能中，秘书需要采用调查研究的方法,以信息工作为基础，参谋咨询上级领导及管理原则、会议决策等，统筹各方，运用自己的专业知识，帮助领导更好地解决问题。总而言之，智能服务是以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。

有学者把秘书分为若干型，如秀才型、办事型、技术型、综合型等，笔者认为，现代秘书则应该是智囊型的，也必须是智囊型2。理由如下：1、随着办公自动化的普及，现在许多日常工作和事务已经可以用电脑来完成，秘书不再需要进行手工式的劳动，而应该从事更复杂的智力活动如帮助领导提建议等。2、秘书撰拟的信件或文件大部分都是属于指示性或指导性的，这些文件的主要内容来自于领导层的决策和指挥。秘书要想写好这些文件，领导层的决策活动就必须要参加，这样才能真正领会决策的内涵，也就是客观上要求秘书成为“智囊型”人才。3、决策是领导层的高级活动，公司事业的进展很大程度上取决于领导的决策。在这些重大问题上，秘书有必要也有责任帮助领导层出谋划策，设计方案并优化方案，如此才能够体现出秘书才能和作用。虽然并不是所有的秘书都必须是智囊型的，但是，作为现代秘书主体和骨干的如秘书长、办公厅(室) 负责人、掌握信息和起草文件的秘书等，一定要是智囊型的。综上所述，现代秘书这一概念中，专业性与综合性相统一无疑是最重要也是最主要的因素。

2、 信息枢纽的传达特点

信息时代的到来使企业之间交流更方便，相应地，秘书工作的科技含量也就越来越高。21世纪的秘书行业，将是一个知识、信息高度密集的行业。秘书所从事的工作已不仅仅限于办文、办事、办会这样的一般事务性工作，而更多的是以信息为载体，将采集到的各种信息进行分析、处理、加工，然后提出预案，把做好信息工作作为参谋协调、催办督办的前提和手段，主动为领导决策降低风险度。从某种意义上说，准确有效的信息是帮助领导制定科学决策必不可少的工具，因此秘书提供的信息是否使用直接关系到领导决策的是否高明。由此可见，现代秘书必须具有很强的信息收集利用意识和信息服务能力。也就是说现代秘书的第二个特点便是信息枢纽的传达特点。作为信息枢纽，秘书利用信息来服务的能力主要包括五个方面的内容3：1、获取信息的能力。内部信息网络是秘书部门获取信息最主要的途径，另外，秘书还应建立并掌握其他常规的信息渠道，善于开发新的信息资源，以便准确、及时、系统全面地获取所需信息。2、筛选信息的能力。作为秘书，对信息进行分类筛选并整理是一项必备的专业技能，这要求秘书能准确无误地识别、理解所采集到的信息的表层及深层含义，正确判断信息的价值与意义，全面衡量所获信息对领导决策产生的影响并把握好提供信息的顺序与程度。3、预测信息的能力。这是一项较高层次的信息服务能力，它要求秘书人员在现有信息的基础上，运用所学知识及经验理性地判断形势发展，以提出更合理的决策建议。这项能力对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。4、处理信息的能力。也就是指秘书对信息的调阅、储存、吸收、加工、传输和开发等能力，具体来说就是能对信息进行排序、归类整理和综合分析。5、运用信息的能力。秘书获取、筛选和处理信息的最终目的都是为了运用信息，有效运用信息的能力是秘书的服务能力的综合体现，秘书在获取和处理信息之后，运用自己所积累的知识，加入一些自己的见解，并通过合理适当的渠道将这些信息传递给他人，与他人进行共享、交流和研讨。如果一个秘书对信息的运用能力很强，他为领导决策提供信息时便可以保证信息的及时性、准确性、有效性、完整性和针对性，为领导科学决策添加保障。

3、 工作中的辅助性

在传统的秘书职业中，秘书只是被动地帮助领导处理一些一般性事务，但现代秘书的概念中要求秘书工作从被动辅佐职能向主动配合职能转化。辅助性是与主导性相对的。我们可以从管理系统来讨论，无论何时，领导是始终处于主导地位的，属于管理决策的中心；秘书部门则属于从属者，其各项活动都是为了给领导中枢和领导层的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导层能够顺利地开展工作。也就是说，秘书和秘书部门不能脱离领导而单独存在，其具有明显的辅助性功能4。秘书工作中的辅助性突出表现在：首先，领导工作就是秘书工作的导向，领导工作涉及到哪个领域，秘书工作就要延伸到哪个领域；第二，领导层的各种会议都需要有秘书参加，在问题的研究过程中秘书也占据着不可或缺的地位，他们可以提出解决问题的意见和建议，但他们只有发言权，没有表决权，更没有决定权；第三，秘书必须按领导的决策和指示精神来处理事务，绝不能超越自己的职权范围，更不能背离领导的意图和指示精神自作主张。秘书工作的辅助性，可以说是秘书工作最根本的职业本质之一。在管理活动中，我们可以把领导管理工作视为主导系统，把秘书工作视为辅助系统，我们都知道，主导系统运行的状况，在很大程度上是由辅助系统的运行效率来决定的。所以秘书工作的重要性不言而喻。秘书的主动配合职能体现着秘书的工作能力，更体现着秘书从业者的综合素质。

现代秘书可以为领导提供如下范畴内的主动性服务5：1、主动辅助决策。秘书可以主动提供决策参考范围,主动进行广泛的调查研究,收集决策目标所处环境的各种信息资料,比如法律政策信息、行业信息、竞争对手信息以及理论依据和经验依据等；主动并适时、适地发表自己的独立见解,提出意见、建议供领导参考,充分体现秘书的参谋作用。2、主动提供相关信息。在日常工作中,发挥主观能动性,通过不同媒介、载体、途径,主动收集与活动有关的各种有价值的信息,并时刻准备好为领导提供信息。在文书工作中,应主动催阅、催退,并主动将办文结果向主管领导和来文机关汇报。在查办工作中,对一些无人过问或办理不力的问题，可以根据自己看到、听到、查到的资料整理后主动向领导提出,经领导批示后进行查办工作。在查办过程中发现的问题、不完善之处应主动进行智能加工,找出原因,提出意见、建议,提供解决方法、措施,以供领导参考选择。主动辅助是现代秘书职能的一大体现。可以这样说,秘书被动性的工作做好了,只能是一个称职的秘书；如果能主动地提供服务,那他就是一个优秀的秘书。

现在中央领导明确要求政务秘书领域的秘书要当好参谋和助手6。他们不仅强调了秘书的助手作用，更强调了秘书的参谋作用，并把“参谋”的位置放到“助手”之前，这是新时期领导同志对秘书职业提出的新要求。在企业秘书这一领域中，领导者更需要秘书作为参谋来提建议，因为企业管理者很难有很多渠道来获得真诚的参谋意见，那么为了在激烈的市场竞争中获胜，企业管理者就更需要水平高、能力强的秘书部门来做好参谋的工作，提出切实可行的意见和建议，推动企业发展，增强本企业的竞争力。

二、 现代秘书工作的发展趋势

1、 工作职能范围的扩大与细化

随着社会的发展，秘书人员的从业要求变得越来越高，其工作职能范围也不断地扩大。现代秘书工作的主要职能大致有四点：工作的助手、决策的参谋、信息的耳目、材料的加工厂7。也就是说秘书工作将由传统的办文、办会、办事更多的转型为智能服务。另外，秘书还可以提醒领导不断学习知识经济时代的新知识，比如有关新时代经济发展形势分析的言论、观点、政策，力求让领导熟悉并运用相关规则来指导实际工作，做出科学决策。现代秘书的职能不仅是帮助领导解决一般性事务，更应该是帮助领导合理有效的解决问题。

现在社会上，一些个人、单位也开始聘请秘书从事专门的翻译工作、文案工作或者与其行业相关的技术协助工作及私务性的服务工作如私人助理等，特别是随着办公自动化水平的提高 ,秘书逐渐地由“助手”、“参谋”向“发言人”的方向发展。例如许多企业在招聘秘书时明文规定要求有“独立处理事务的能力”甚至有规定“秘书负责员工的招聘和辞退”，足以看出现代秘书工作职能范围的扩大与细化。

2、 工作职能的强化

我国传统秘书以调研信息、上传下达、督促检查、综合协调为基本职能，然而，在科学技术飞速发展的信息时代，许多新兴产业和行业门类如雨后春笋般兴起并蓬勃发展。行政手段为主体的管理模式不再适应当今社会，经济手段、法律手段、控制论、信息论等被广泛地引入各种行业组织的管理系统。管理手段和领导方式的变革已刻不容缓，相应地，秘书工作也要全面反映时代的变化，并在理论与实践上适应这种变化，与领导层保持高度协调一致。秘书工作职能的强化是秘书职业的一大发展趋势。这集中表现在：一方面 ,一些党政机关或企事业单位纷纷设置具有参谋职能的秘书部门，如政府各级办公厅的研究室或调研室，专门负责研究相关政策法规并提出可行性工作分析。提供政策法规解读、设计方案、统筹个活动单位、策划并执行公关活动、预测未来走向等，都是现代秘书职能中智能化服务的重要体现，也是现代秘书职能中的突出特色。

秘书职能的强化不只是指秘书工作深度的拓展，更是对秘书能力提出了较高的要求。现代秘书职能要求秘书要具有敏锐的观察能力，良好的记忆能力，科学的创新能力，较强的组织能力，广泛的社交能力和很强的操作能力8，另外，良好的职业道德素养，较高的法律素质也是必不可少的。

3、 秘书工作中性别比例平均化

我国加入世贸组织以后，“公关型”秘书人才供不应求，因为女性秘书在沟通协调、公关等方面比男性秘书有优势，从而形成秘书职业女性化潮流。笔者认为，秘书部门应拥有男女比例均衡适当的秘书人员。科学表明，男性逻辑思维能力较强，适合于从事活动范围大、富有创造性的工作，如方案设计、联系工作等；而女性秘书大都耐心、细致、责任心强，交际能力、语言能力优于男性，较适合于从事接待、公关协调、会议组织、文书档案管理工作等。因此，秘书工作中性别比例平均化是今后的发展方向。

三、 现代秘书职业存在的问题及解决方法

我国发展中的现代秘书职业仍存在一些不足，如秘书工作职责界限不清、对秘书专业技能和工作水平没有明确的要求、秘书来源不规范等。要想实现秘书行业的长远发展，我们就要努力解决类似问题，主要从以下几个方面入手。1、规范秘书的职业地位, 提高社会对秘书工作的认识。2、确定统一的秘书资格及水平划分标准。3、建立与社会实际需要相适应的秘书职业教育体系。

结语

综上所述, 随着社会经济发展, 我国的秘书行业正逐步完成职业化转型。秘书的职业范围更加广泛细致，职业技能水平要求更高，同时秘书行业的发展带动着各行各业的发展。我们期望着秘书工作的领导者及同行们携起手来, 共同努力, 推动秘书工作早日步入职业化轨道。

参考文献

1.杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析

2.董汉庭.现代秘书的特点及作用

3.李玉芬. 现代秘书工作的职业特点与发展趋势

4.李玉芬. 现代秘书工作的职业特点与发展趋势

5.杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析

6.周争艳,王静. 秘书职业的特征及发展趋势

7.周争艳,王静. 秘书职业的特征及发展趋势

8.姜玲. 现代秘书与传统秘书的比较分析

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