湖南交通职业技术学院就业处

毕业生档案工作暂行管理办法

毕业生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录；是人事调动、人事关系转移的重要依据；是毕业生踏入社会后办理各类手续、职称评定、户口转移等所必须的资料。为了贯彻档案管理制度，加强对毕业生的档案管理，使我院毕业生档案管理更加规范化、制度化、科学化以及便于用人单位的录用与管理、便于学生的职业生涯发展，结合我院实际情况，特制定本办法。

一、毕业生档案管理工作以贯彻“为学生服务，为社会服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，统一管理，严密保管。

二、毕业生档案材料的管理：档案管理人员要保守档案材料的秘密，无关人员不得翻阅学生档案，校外人员来校查阅毕业生档案，必须持有单位介绍信；未经档案管理部门同意，不得摘抄、复印档案材料，经同意摘抄、复印的材料须经档案管理人员认真核对并签署意见，查阅者不得将毕业生档案材料带出档案室。

三、毕业生档案的管理程序：

（一）应届毕业生

1、已就业的毕业生，可由毕业生本人携报到证及就业单位调档函到（学生处）档案室调取档案。已就业但就业单位不承担档案管理的，可转至人才服务中心办理人事代理。

2、如用人单位或人事代理机构要求由学院邮寄档案的，毕业生应注明档案接收单位名称、邮编和档案转寄详细地址，否则不予邮寄，邮寄费用学生自理。

3、未落实就业单位的毕业生，根据本人意愿，其档案的管理有二种情况：一是转回生源所在地。毕业生可在就业处填写回生源地申请表，毕业生档案由就业处统一随《报到证》转至生源所在省辖市人事或大中专毕业生主管部门(不计算连续工龄)，邮寄费用学生自理；二是转至人才交流中心。档案随《报到证》转至人才服务中心，由人才交流中心进行人事代理(计算连续工龄)。毕业生可在学院就业处办理人事代理。

4、毕业生档案可在学院保留两年（从毕业时间算起,不计算连续工龄),由毕业生在办理离校手续时向就业处提出书面申请。逾期将转回生源地人事、就业管理部门。

5、学生档案必须严格密封。

6、考上专升本的毕业生档案，凭录取院校的调档函提取个人档案。

（二） 往届毕业生

1、毕业生择业期内（二年内下同）的档案管理由就业处、学生处分工负责、协调管理。学生处负责于每年9月底将往届毕业生档案移交就业处。移交时，学生处必须制定出档案转接单，移交双方必须指定专人负责移交，毕业生档案转接单一式两份，并由移交人签字认可。毕业生档案移交时的材料完整性由学生处负责，若有材料缺损，须有书面说明。

2、往届毕业生（满二年）一直未落实就业单位的，由就业处将其档案统一通过机要局转递至生源所在地人事或大中专毕业生管理部门。

就业处

2009年9月16日

应往届毕业生户口、档案办理流程

大学毕业生档案管理暂行方案