管理沟通中的障碍

摘要:在实际工作中，作为一名秘书，想要当好领导的助手，除了需具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，因此，分析上下级之间的行政沟通障碍及探究其对策就显得十分重要。

秘书工作本质就是沟通，要想获得成功，必先了解沟通的障碍在哪里，沟通时才能进开津碍，内外兼修，见贤思齐，把优秀变成习惯，使沟通顺畅。

关键词:秘书;行政沟通;上下级;障碍;对策

在单位的各项工作中，秘书起着极其重要的上传下达的作用，行政沟通在上下级交流中体现的极为突出。

行政沟通指在行政实施过程中行政人员和行政机构相互之间的各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及其合作、反馈、协调的一种行政活动。

从一个任务的提出到完成，沟通一直穿其中。行政沟通是行政组织的血液，是行政过程的重要组成部分。

它是提高政府工作透明度，推动社会主义民主建设的有雌途径。它是提高行政效率的重要保证。行政沟通是实现行政决策科学化、民主化的重要条件。它是改善人际关系、鼓舞士气、增强组织凝聚力的重要手段。

只有让行政人员积极参与沟通，才能有效地提高行政活动的效率。然而沟通并不总是有效，在实际的行政活动中经常会遇到各种各样干扰共知与共识达成的因素，这些因家阻碍着行政沟通的进行。

1。上下级之间行政沟通的障碍及原因

1。1认知障碍

沟通学者发现，我们每个人都有自己独特的认知框架和偏好的交流方式。所谓认知框架就是人们认识事物的方法和模式，它主要受到个人先前的知识经验、文化背景、社会地位以及个性特征的影响。因此每个人的认知框架是不同的，对同样的事物往往会产生不同的观点。

为了帮助年幼的儿子认识酗酒的危害，父亲在桌上放了两只装有蛆绷的杯子，先在第一只杯子里倒人清水，蛆绷在清水里不停地扭动;然后又在另一只杯子里倒人白酒，只见蛆绷剧烈地扭动了几下便死了。父亲问儿子这个实验说明了什么，儿子回答说:我明白了，如果经常喝白酒，肚子里就不会生虫。

由此可以看出，沟通中最常见的错误，就是试图用自己的认知框架而不是对方的认知框架，去解释某一个行为。

1。2层级降礴

阻碍组织成员间信息和情感沟通的因素很多，但最主要的还是组织成员间因地位不同而造成的心理隔阂，这种情况被管理学者称之为位差效应。管理实践证明，位差效应所造成的不利是显而易见的。

行政上级为了维护自己的尊严，只愿意与同级和上级领导来往，这样，领导的信息来源就局限子很狭隘的范围内，得不到丰富和充实。行政下级一般也没有主动向上级汇报情况的意愿，而满足于自己的日常本职工作，以免带来不必要的是非纠纷。

1。3模糊障碍

在行政部门中，领导经常对下属送出矛盾的讯息，如“要敢冲，但不要冲过头了”，透过这种不够明确的交代，领导便可以遮掩自己授权不够彻底的事实。

在收到这种模糊讯息时，部属经常不敢透过询问来确认其意义，因为问了就代表自己不够成熟、经验不足。当需要再次将此讯息传递出去的时候，他往往也是含糊其词，不愿担负任何将讯息明确化的责任。于是一个传一个，大家都假装听懂了，怕稍有迟疑就显出自己的无能，实际上没有一个人能真正听懂。最后，这种“传话游戏”就将最初的讯息传得面目全非，从而影响了整个行政活动的效率。

1。4沟通渠道障碍

行政沟通的方式有很多种，应视具体情况和实际需要来加以选择。但由于历史原因，我国的许多单位和部门的领导人习惯于一种方式—开会。这一方面堵塞了一些本来可以更有效率的沟通渠道，另一方面又使得一些地方的会议过多，不但大型会议、马拉松式会议过多。究其原因，一是从思想认识上，人们把召开会议次数的多少、时间的长短及规模的大小看成工作是否认真、贯彻上级精神是否得力的一个重要标准。二是由于组织机构的重盛，使得会出多门，重复传达。三是由于宫僚主义的工作作风，不但一切靠开会，而且在会上互相扯皮、推委，对问题议而不决，常使得一些会议越开越长、越开越大。

1。5偏见阵礴

一个小孩子第一次吃橙子，不料他吃到的是一个又酸又涩的橙子，从此他就觉得橙子不好吃，任凭别人告诉他苹果有多么的香甜，他就是不肯再吃橙子了，这就是偏见。一个人对某种观念、事物、个人、团体、组织等有成见，这同样会形成沟通障碍。对人的偏见通常被称为刻板印象，即指根据一个人属于哪一类社会团体或阶层，然后根据这一团体或阶层的人的典型行为(思维)方式来判断这个人的行为或思想。

在行政单位中，偏见(刻板效应)经常发生在上下级之间。下属往往会觉得领导不通情达理，只注重成绩，不为职工着想。而上级则往往觉得职工只顾个人利益，不与组织同心同德，只讲报酬不讲工作。显然用这种刻板的态度、观念进行沟通，双方是很难达成一致的。

2。解决各种沟通障碍的对策

2。1针对无意识认知偏差的对策

管理研究发现，成功的销售人员都有一个特点，即能够按照顾客所习惯的交流方式选择不同的沟通策略。

行政部门也一样，要想沟通成功，首先，必须了解对方的信息接受方式，对症下药地选择合适的交流手段，才能使要传达的交流意图得到比较完整、比较准确的接受和理解。其次，领导者和被领导者都要有不断学习的精神，使自己领导、工作的组织成为学习型组织，使自己成为所从事工作的内行和专家，紧紧跟上最新的科学技术发展步伐。最后，还要树立强烈的信息意识、沟通意识。“为政之妙在于协调沟通。”只有做好沟通协调、信息传递工作，才能使行政人员的思想、情感得到交流，对组织目标理解更准确、深刻，才能产生内聚力，共同完成行政管理的任务。

2。2避免“位差效应”的措施

司马光在《资治通鉴•唐纪•四十五》中称:“下之情莫不愿达于上，上之情莫不求知于下，然而民恒苦上之难达，上恒苦下之难知，九弊不去故也。所谓就弊者，上有其六而下有其三:好胜人、耻闻过、骋词给、眩聪明、厉威严、咨强值，此六者，群上之弊也;诌谈、顾望、畏槟，此三者，臣下之弊也。”司马光在此提到的这些情况，正是上位心理和下位心理对上下级之间所造成的不利影响。我们还着出，之所以会造成“上之难达”、“下之难知”的结果，主要责任在于上级，因此，要在最大程度上避免“位差效应”所造成的负面影响，还是应该从管理者人手。

首先，管理者在沟通和交流过程中，应尽最大努力获取第一手材料，少用或不用经过各职位层次传递过来的信息。日本管理学家在实践中证实:信息每经过一个层次，其失真率约为10%一15%;上级向他的直接下属所传递的信息平均只有20%一25%被正确理解，而下属向他们的直接上级所反映的信息被正确理解的则不超过10%。

其次，作为较高层次的管理者，应努力坚持走群众路线，注意实际和调查研究，既主张和允许下属报喜，更提倡和鼓励下属报优;加强自己民主意识的修炼，平易近人，不耻下问，适时地表露一下自己的弱点，不仅不会有失体面，反而会拉近和下属的心理距离。作为下属，则更应该实事求是，不辞辛苦，为上级提供真实有效的信息。

2。3减少语盲模糊障礴的方法

尽量多用具体化的语言。一定要用抽象语言不可的时候，则应鼓励对方多反馈，以促进彼此的了解;减少使用专门术语，尽量使对方容易理解的简明语言，增加传递内容的可接纳性;沟通语言的选择要正确，简洁，适当，经济。所谓正确和简洁，是表示不要选择意义容易混淆的言词;适当是表示语言合乎主题、场合及沟通参与者的需要;经济是表示使用的语言不需费力就能理解。

2。4克服沟通架道障碍的措施

积极疏通和拓宽沟通渠道，避免沟通渠道单一，是克服行政沟通中出现沟通渠道障碍的主要措施之一。

从行政系统来说，改变单纯依赖开会的形式提供反馈信息的状况，要有效运用非正式沟通的形式。非正式沟通在促进领导与下属思想交流、感情沟通、增进团结等方面具有独特的作用。领导者与下属做面对面的交流，掌握的信息会更加真实可靠。选择正确的沟通媒介是克服行政沟通中出现沟通渠道障碍的另一有效措施。

根据信息的特点，分别选择与之相适应的网络、口头、书面和非语言的沟通媒介形式，使其达到最佳的沟通效果。

2。5解决偏见障碍的方法

解决偏见的方法就是找出它存在的理由。如果了解了偏见发生的原因，就很容易说服对方。就上下级的偏见而言，我们可以根据马斯洛的需要层次理论来找出它存在的原因。马斯洛认为，人类有5种基本的需求:生理需求，安全需求，社会需求，尊重需求和自我实现需求，依次由较低层次到较高层次。它是一个按层次组织起来的系统，只有低级需求基本满足后才会出现高一级的需求。

在一个组织里，低层人员的需求相对低下，主要是生理和安全的需求，也就是关心自身的福利、收入以及工作环境的稳定等与生活息息相关的事情;而作为领导、上级的人员，其需求就比较高，主要是归属、尊重和自我实现的需求，即我的员工是否尊重我，自己的决策是否得到认同，是否能够实现组织宏伟的目标，以至于最终是否能最大限度地体现自我价值。显然领导和下属的需求层次不同，因此，他们考虑事情所站的角度自然也不一致。如果双方都以自己的思维方式去理解对方的话，要形成一致的沟通是很难的。

因此，身为上级领导，要设身处地的多为下属考虑考虑，而下属也应该多站在领导的角度去思考问题，多一些集体荣誉感。这样“换位思考”，二者的沟通就不会有太大的障碍了。

参考文献:

[1]【美〕查尔斯贝克。管理沟通(M〕。北京:中国人民大学出版社，2003。

[2]牛凡。行政沟通的障碍与管理之我见〔J〕。河南教育学院学报，2001，(2)。

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