合同管理办法

1　目的

为规范本公司合同的管理，避免和减少因合同管理不当造成的损失，维护经济秩序，提高经济效益，根据国家的有关法律、法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。

2　适用范围

适用于公司与其他法人或组织签订的经济合同、技术合同等，公司参股、控股的具有法人资格的其他组织应参照本办法另行制定合同管理办法。

3　规范性引用文件

Q/GDCF A101.001-2003 《质量、职业健康安全、环境管理手册》

Q/GDCF A202.002-2003 《采购管理控制程序》

4　职责

4.1　合同管理实行业务管理原则和法律归口管理的原则，公司范围内各种经济活动中，金额在1万元（含1万元）以上的，均应签订经济合同。

4.2　物资部、综合管理部以及计划部是合同主要管理部门，负责组织商务谈判、起草合同、组织评审及提交公司领导签订合同等。

4.3　工程部或生产准备部负责提出或审核有关合同中工程技术质量要求、设备的规格型和质量要求以及工程及物资的验收标准等。

4.4　计划部对合同经济条款进行审核。

4.5　财务部可参与重要合同的商务谈判，并进行财务审核。

4.6　综合管理部（审计）或委托审计事务所对公司经济合同条款等进行审计。

4.7　综合管理部（法律事务）或委托法律顾问对合同与协议的合法性、规范性进行审查。

5　管理内容与要求

5.1　计划部、物资部以及综合管理部负责承办合同的范围：

5.1.1　物资部负责承办的合同，包括：

——设备、原辅材料购销合同；

——生产性低值易耗品采购合同；

——非标设备加工承揽合同；

——货物仓储保管合同；

——货物运输合同；

——货物保险合同；

——行政管理所涉及的形成固定资产的低值易耗品的货物采购合同。

5.1.2　综合管理部负责承办的合同，包括：

——劳动合同；

——专业技术培训合同；

——法律咨询合同；

——审计事务采购合同；

——广告、宣传合同；

——后勤管理合同；

——绿化维护合同；

——行政管理涉及的不形成固定资产的非生产性低值易耗品的货物采购合同。

5.1.3　计划部负责承办的合同，包括：

——建设工程施工承包合同（包括勘测设计、建筑安装等合同）；

——工程监理合同；

——技术引进、转让合同；

——工程设备安装调试合同；

——技术咨询、评估监测及科学试验合同；

——土地征用、拆迁、安置合同；

——借贷合同；

——房屋、财产租赁合同；

——财产保险合同；

——其他与工程建设有关的合同。

5.2　合同主要管理部门应对合同自商约到履行的全过程负责。

5.3　合同的起草、评审及签订

5.3.1　合同主要管理部门必须熟悉并掌握我国相关法律、法规、政策，严格执行各类合同法定程序，本着平等互利、等价有偿、诚实信用、协商一致的原则，不循私情，依法进行。

5.3.2　合同主要管理部门应负责草拟合同文稿，合同内容应包括：

——合同编（合同编规则由各合同主要管理部门拟定）

——合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；

——签约的目的和依据；

——标的；

——数量和质量，包括检测标准和方式；

——履行的期限、地点和方式；

——价款或酬金及支付方式；

——争议解决方式；

——违约责任；

——变更或解除条件；

——根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

——正副本份数和分配方式；

——生效的时间和条件；

——约定的联系方式；

——附件名称；

——签约地点、日期；

——签约各方开户银行及帐；

——签约各方公章或合同专用章；

——法定代表人或代理人签字。

5.3.3　合同主要管理部门应对采购及合同内容进行下列审查：

5.3.3.1　可行性

——属于企业的生产、经营和建设需要；

——经济效益或社会效益具有可靠性；

——具有可操作性。

5.3.3.2　技术性

——技术依据真实、可靠；

——技术措施完备；

——技术标准和参数科学、真实。

5.3.3.3　安全性

——涉及的知识产权已采取了相应的保护或限制措施；

——无损本企业商誉、商业秘密及其他利益。

5.3.4　合同主要管理部门应组织商务谈判，需要时邀请相关部门参加，根据谈判意见对草拟的合同进行修改。

5.3.5　合同主要管理部门负责组织合同评审，填写《合同评审意见单》（见附录B），送合同标的所涉及的相关部门、计划部、财务部、综合管理部（审计、法律事务）会签，各会签部门应在3个工作日提出评审意见，由合同主要管理部门在会签后报分管副总经理批准。公司认为重要的或标的数额较大的合同，应邀请法律顾问、经济技术等专业人员参加合同评审，召开评审会。

5.3.5.1　合同评审会签部门职责

5.3.5.1.1　工程部或生产准备部对合同具体评审内容：

——负责提供技术资料文件，设计图纸及技术质量要求（或技术协议书）由部门主管签字后为合同附件，与合同有同等法律效力。

——参与制定或审定各类工程合同的验收标准，验收项目、负责编写技术规范，由部门主管签字后为合同附件，与合同有同等法律效力。

——在施工中监督所使用的材料、设备，以符合设计要求。

——负责制订或审定各类工程合同的质量验收标准、验收项目，并参与验收，对质量进行跟踪。

——提出或审定设备、材料的规格型、质量要求、生产厂家、技术参数和所需数量。

——对确需增、减的设备相关部件，提出书面要求与生产厂签订补充协议，作为合同附件。

——提出或审定设备、材料的质量验收标准、验收项目。

——参与设备工厂监造，实施质量跟踪。

5.3.5.1.2　物资部对合同具体评审内容：

——负责审核合同中涉及公司采购的设备、材料。

5.3.5.1.3　计划部对合同具体评审内容：

对合同经济条款进行审核。

5.3.5.1.4　财务部对合同具体评审内容：

·　经济性：

——符合企业的经济活动范畴；

——符合企业的经济利益。

·　可行性：

——资信可靠，资金充裕；

——具有在额定权限内订立合同的能力；

——担保方式切实、可靠。

·　严密性：

——数量、价款、金额等标示标准；

——计算方式正确；

——财务附件齐备。

·　合法性：

——资金来源合法；

——资金使用合法；

——结算方式合法；

——支付方式合法。

5.3.5.1.5　综合管理部（审计）对合同评审内容：

综合管理部（审计）应对公司经济合同条款等进行审计。

5.3.5.1.6　综合管理部（法律事务）对合同评审内容：

综合管理部（法律事务）应对各类合同与协议的合法性、规范性进行审查和会签。

5.3.6　在《合同评审意见单》报分管副总经理批准后，合同主要管理部门应将合同呈送公司法定代表人或其授权人签订合同，并加盖公司合同章。

5.3.7　合同签订后，合同主要管理部门应将合同送计划部、财务部登记备案，并在MIS系统中登记。

5.4　合同的履行

5.4.1　主要合同管理部门应负责对合同的履行过程进行跟踪，监督合同双方严格按照合同文本履行合同。

5.4.2　在合同履行过程中，发生违约、工期、质量等争议，以致合同不能履行时，要将情况及时与有关部门及法律事务部门进行协商，汇报公司领导，确保适时掌握权利的法定时间和时效，提高合同履约率，以便及时协调、调解、仲裁、诉讼，以防因合同履行不当造成本处经济损失，确保公司权益不受侵害。

5.5　合同的变更

5.5.1　合同履行过程中由于外部条件的变化，引起合同的变更，包括合同工期、合同金额以及合同条款等变更，由合同主要管理部门附变更说明报公司领导批准，必要时办理补充合同。

5.6　合同的归档

合同履行终结后，合同主要管理部门应将合同正本包括其他书面文件整理装袋交档案室存档，具体按《档案管理办法》执行。合同副本由合同主要管理部门集中保管。

如因查阅归档合同或因调解、仲裁、诉讼需借用归档合同，需履行借用手续，借用后必须在规定借用期限内归还。

5.7　检查与考核

5.7.1　相关部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。

5.7.2　公司可对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。

5.7.3　有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评、行政处分或经济处罚；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。

——不按本办法签订合同的；

——签订有重大缺陷或无效合同的；

——会签人员无正当理由延误会签的；

——因会签人员疏忽未发现合同缺陷的；

——未依法律和本办法规定变更或解除合同的；

——丢失合同文本及相关文件的；

——提供虚假资料的；

——超越授权或滥用授权签约的；

——未按规定进行授权或委托的；

——发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门或领导汇报或不及时采取措施的；

——未经会签签订合同的；

——应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

——在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；

——泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

——使用非法手段签订合同的。

5.7.4　利用经济合同进行犯罪活动，或出现刑法规定情节，构成犯罪，由司法部门追究刑事责任。

6　相关文件

《档案管理办法》

7　相关记录

合同评审意见单

8　相关附录

附录A 流程图

附录B 合同评审意见单

附　录　A
（资料性附录）
流程图

A.1　合同管理流程图

A.2　

合同评审会签流程图

附　录　B
（规范性附录）
合同评审意见单

合同管理办法