电子档案管理系统平台

第一章 系统概述

1.1系统背景

影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。

1.2建设目标

通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。

1、规范管理

2、减少重复投入

3、科学管理

4、方便使用

第二章 系统功能

2.1 功能结构

长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。

2.2 基础设施

2.2.1档案类别设置

此模块主要负责档案文件类别的新增、删除、修改和查询操作。

2.2.2 档案子类设置

此模块主要负责子类别的新增、删除、修改和查询。

2.2.3 样式设置

本模块的功能是设置文字、字体、样式、大小、透明度和倾斜度。

2.3 档案处理系统

2.3.1 档案扫描

主要负责对图片文件的扫描、修改、删除。

进入影像文件扫描，按对应功能操作的不同，显现出的功能按钮也就不同，如初始状态只有“新增批次”和“放弃”、“退出”按钮可用。

2.3.2 档案处理

档案处理系统主要用来完成资料的电子化处理及归档等操作，包括：档案基础目录建立、档案信息采集、档案资料处理、档案资料着录、档案资料归档、封包、档案资料审核等。

2.3.3 档案关联

主要负责将图片文件等档案材料与居民关联起来。

2.3.4 档案审核

主要负责对关联之后的文件进行审核和删除关联。

2.3.5 档案立卷

主要负责立卷和查询卷信息。

2.4 档案管理系统

2.4.1 档案借阅管理

a. 档案借阅登记

记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅领导的签字等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。

当借阅实物档案时，要手工登记档案的借阅表，若检索到的条目下没有原文，而该文件的载体是“纸质”时，科长页面中登记档案借阅申请信息，然后到档案室进行借阅。在进行借阅时，借阅方式和审批流程的选择项应能自由定义。对于用户无权查看的档案，需要进行借阅申请，待得到批准后。如果是电子档案，可根据用户权限判断，如果有权利查看可直接通过查询即可借阅，如无权查看的档案，待审批流程批准后方可借阅。

注：1 此流程是针对于那些借阅者不具有权限的档案，对于那些具有权限的档案，用户不必经过此过程即可借阅档案。

2 此流程可由用户根据实际工作情况自定义。

b. 档案归还管理

可对用户归还的档案进行登记，并提供续借功能。同时具有设置归还者填写档案使用效果表单后，才能完成归还手续办理操作的功能。

具体来说，档案管理员通过档号等条件在系统检索该档案资料状态，了解到档案借阅登记信息，然后执行归还档案操作，系统记录归还时间、办理人和归还人等信息。

c. 档案催还管理

由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所需系统可以通过“档案催还管理”对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计，自动提醒和打印催还单。借阅统计系统对大难的借阅提供各种统计方式，并可随时打印统计结果。

d．档案预约管理

用于处理用户预约的档案，为用户办理借阅手续。

2.4.2档案出库管理

纸质档案资料不管通过何种途径被调用出库，必须通过“档案出库登记”方能完成。有档案库管理员对档案出库单进行填写登记，同时资料的递交人和接受人双方信息都由计算机记录，抱着了纸张档案的有效管理。

出库单主要记录内容包括：档案编号、接受人、出库时间、出库原因、经办人、审批人等。

2.4.3档案销毁管理

“档案销毁管理”主要实现纸质文件销毁的管理功能。纸档案销毁必须进行销毁信息以及事由的录入，经管理员确认后，方能销毁纸质档案。

档案销毁登记单主要记录内容包括：档案编号、销毁时间、销毁原因、经办人、审批人等。

2.4.4档案综合管理

包括设备管理、制度管理、管理网络图、档案接收统计、对接受移交档案进行统计等，此部分内容可根据客户实际需要进行单独定制。

2.5档案资源系统

档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。在信息开发过程中能提供规划化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。另外对数字档案分类进行存储，确保历史数据在日后工作数据挖掘。

2.5.1 专题库管理

专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。

2.5.2 素材库管理

根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。

2.6档案查询系统

2.6.1 影像文件查询

按不同的查询条件，查询出相应的信息，点击信息中的“图片预览”，可以弹出一个二级窗口来预览相应记录当中的图片。

2.6.2档案目录查询

输入档案类别、档号、年份、状态等查询条件，可以查看相关的档案信息。

2.6.3档案使用情况查询

按查询条件的不同，查询出相应的信息。选择“按档案类别分类”可按类别统计档案的使用情况。

2.6.4档案处理进度查询

按档案类别查询已经扫描的批次数、已扫描的图片数、已经关联的批次数、已经关联的档案文件数、已经关联的图片数、已经审核的档案文件数、已经立卷的数量和已经归档的图片数。

2.7 系统管理

2.7.1 用户管理

提供用户的增、删、改、查功能，包括：用户名、密码、姓名、科室、联系电话、手机等。允许用户自行修改密码。

2.7.2 权限管理

针对不同的功能模块，按照用户相应的权限进行分配管理，权限包括：查看、操作、修改、删除等功能。

权限可灵活地根据用户及用户角色分配。

2.7.3 系统维护

为系统提供系统菜单、栏目等提供增加、删除和修改等维护工具。

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