数据的有效性----设置输入条件



在很多情况下，设置好输入条件后，能增加数据的有效性，避免非法数据的录入。如年龄为负数等 。那么有没有办法来避免这种情况呢？有，就是设置数据的有效性。设置好数据的有效性后，可以避免非法数据的录入。



下面我们还是以实例来说明如何设置数据的有效性。

1. 设置学生成绩介于0----100分之间。

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图6-4-1

假设试卷的满分100分，因此学生的成绩应当介于0----100分之间的。我们可以通过以下几步使我们录入成绩时保证是0----100分之间，其它的数据输入不能输入。

第1步：选择成绩录入区域。

此时我们选中B3：C9 。

第2步：

点击菜单 数据 ―>有效性，弹出 数据有效性 对话框。界面如图6-4-2所示。

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图6-4-2

在图6-4-2中的默认的是 允许任何值 输入的，见图中红色区域所示。

第3步：点击 允许 下拉按钮，从弹出的选项中选择 小数 。（如果分数值是整，此处可以选择整数）

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图6-4-3

选择后界面如图6-4-4所示。在图6-4-4中，数据中选择 介于 ， 最小值：0 ，最大值：100 。

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图6-4-4

第4步：点击确定按钮，完成数据有效性设置。

下面我们来看一下，输入数据时有何变化。见图6-4-5所示。

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图6-4-5

从图中可以看出，我们输入80是可以的，因为80介于0----100之间。而输入566是不可以的，因为它不在0----100之间。

此时，点击 重试 按钮，重新输入，点击 取消 按钮，输入的数据将被清除。

第5步：设置输入信息

在数据有效性对话框中，点击 输入信息 页，打开输入信息界面。如图6-4-6所示。

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图6-4-6

设置好输入信息后，我们再来看输入数据时，界面有何变化。如图6-4-7所示。

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图6-4-7

从图中可见，输入时多了人性化的提示，而这个提示信息就是我们刚刚设置的内容。



第6步：设置出错警告

在数据有效性对话框中，点击 出错警告 页，在出错警告页我们可以设置警告信息。如图6-4-8所示。

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图6-4-8

设置好后，我们来看一下输入错误时，有何提示。如图6-4-9所示。

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图6-4-9

从图中，我们可以看出 出错警告 也可以人性化设置。



2. 设置性别只能输入“男，女，未知”



详细的设置略，关键地方见图6-4-10所示。

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图6-4-10

说明：

1. 允许：序列。

2. 来源：输入“男，女，未知”，标点要求是英文半角状态。



设置好后，不仅能限制输入内容，而且右边还多了一个下拉按钮，下拉列表为这3项。如图6-4-11所示。

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图6-4-11

另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选中选项数据外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格区域作为数据源，其操作方法相同，不再赘述。

3. 控制产品编号的输入



如果用户为了统一产品编号的输入，要求录入者只能输入8位的字母“A”开头的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤如下：

第1步：选择数据源：A3：A8。如图6-4-12所示。

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图6-4-12

第2步：打开有效性对话框，并按下图进行设置。图6-4-13所示。

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图6-4-13

经过上述设置后，用户在A3：A8区域中输入数据时，只能是“A”开头，并且必须是8位，否则不能完成输入。





注：数据有效性只对用户直接输入的数据有效，而对于复制粘贴、查找替换的数据是无法控制的，因此大家在使用时一定要注意。

（完整版）EXCEL--数据有效性