OA办公系统的使用说明

各部门：

公司OA办公系统现处于试运行阶段，为了方便各位的使用，现将OA使用的一些注意事项说明如下：

一、使用环境

1、 电脑和手机均可使用，但是目前手机上只支持“协同审批”和“新闻公告”2个功能；

2、 浏览器：支持IE10+或者chrome 44及以下版本；(网络部负责安装)

3、 苹果手机：APP store“云之家”，安卓手机：应用商店“云之家”；（有问题来网络部解决）

二、安装说明

2.1网页登录

登录地址：http://192.168.0.214:7890/oa

1、 OA办公助手安装

1） 点击登录界面“客户端环境要求说明”（如图2-1红色箭头处）。

图2-1

2） 进入客户端环境要求说明页面，下载并安装助手。

3） 助手安装完成后，双击桌面上办公助手图标，运行办公助手，出现页面如图2-2：

图2-2

勾选<高级设置>选项，按照图片中内容设置协同软件的服务器IP地址、端口号、应用路径，设置完毕后，输入用户名（使用者姓名）、密码（原始密码000000），即可成功登录办公助手。

2.2手机端：“云之家”

1）下载安装“云之家”：苹果手机：APP store“云之家”，安卓手机：应用商店“云之家”；

2）用手机号注册云之家账号并登录；

3）进入到“我”的页面，选择右上角的“切换团队”（如图2-3），如有“浙江新澳纺织股份有限公司OA平台”（如图2-4），选择该团队；如没有，点击右上角的“+”号（如图2-5），在编辑框内输入“浙江新澳纺织股份有限公司”进行搜索（如图2-6），选择“浙江新澳纺织股份有限公司OA平台”，发送申请，待管理员审核通过即可；

图2-3 图2-4

图2-5 图2-6

4）登录云之家后到“应用”页面，如图2-7，点击图2-7中右上角的公文包（红色圈圈中的按钮），进入“应用中心”的“分类栏目”如图2-8，点击“协作”，找到“协同审批”并“添加”，回到“应用”页面，会发现页面上多了一个“协同审批”的应用（如图2-9），点击“协同审批”，登录OA账号（用户名为各自的中文姓名，密码000000），“新闻公告”模块已经默认添加。

图2-7 图2-8 图2-9

若对浏览器、OA办公助手客户端或者云之家的安装、注册过程还有疑问的，请于6月10日前反馈至人力资源部沈丽处。

三、OA使用说明

3.1网页使用

网页登录OA后，进入系统首页，在首页右上角是各位的OA账户名称，点击账户名称可以进行一些个人基本信息的修改，见图3-1。

图3-1

3.1.1 我的日历

我的日历上会显示今天有多少会议需要参加，直接点击会议数即可进入会议管理查看。点击日期，可进入查看有多少日程安排（如图3-2，图3-3）。

图3-2

图3-3

3.1.2新闻中心

会定期更新一些与公司相关的新闻、资讯，供用户浏览。直接点击所需查看的新闻标题或者图片，可新闻阅读内容。点击“更多”可进入新闻中心模块，查看更多新闻。（如图3-4）

图3-4

3.1.3通知公告

公司发布各类通知公告。直接点击标题可进入浏览内容，点“更多”可查看所有通知公告。如图（3-5）

图3-5

3.1.4沟通消息

可以多人进行在线交流。

查看消息：可直接点击消息标题进入查看具体内容。（如图3-6）

发布新消息：也可进入消息中心界面“发送新消息”，选择消息接收的人员或者部门，填写消息标题（必填）、内容，再“发送”即可。（如图3-7）

图3-6

图3-7

3.1.5工作日志

工作日志用于记录员工一天的工作内容、工作进度等工作情况。点击“更多应用”下的“工作日志”或者首页下面有“我的日志”模块，点击“更多”，进入工作日志模块。（如图3-8）

图3-8

日志录入：

点击“日志录入”，选择“增加”，工作内容、工时、进度、配合人员每个字段必填。“发布”即可。所有的工作日志可在“日志查询”界面查询。（如图3-9，图3-10，图3-11）

日志补记：进入“增加”界面，点击“日志补记”，选择需补记的日期，填写内容后“发布”。

共享范围：“公开”，所有人都可以看到该日志；“共享”，必须选择被共享人员，被共享的人员才可看到该日志，针对本员工的上级领导来说，可以由该员工选择其上级领导，并且“设置默认共享人员”；“个人”，只能该用户本人看到自己的工作日志；

图3-9

图3-10

图3-11

3.1.6会议管理

针对公司公用的会议室进行管理，召集会议、参加会议、会议室管理。

从首页上的“更多应用”选择“会议管理”，默认打开会显示“待参加的会议”、“我召集的会议”。（如图3-12）

图3-12

3.1.6.1召集会议

点击“会议室预约”，选择相应会议室后面的“+”，填写会议信息，“下一步”，会议名称，开始时间，结束时间（预计），会议纪要人这些都是必填项，其他可选填，“申请会议室”会议与会人员即参加会议的人员，待该会议审通过之后，系统会发送通知消息至与会人员。（如图3-13，图3-15，图3-16）

图3-13

图3-14

图3-15

3.1.6.2参加会议

与会人员会在首页的会议管理模块看到待处理的会议，直接点会议名称即可进入处理。或者从“更多应用”进入会议管理模块，在待参加的会议中找到该会议，点击会议名称进入会议详情，选择“确定参加”或者“无法参加”，同时也可看到其他与会人员的参加情况。（如图3-16，图3-17）

图3-16

图3-17

3.1.6.3会议纪要

针对已经结束的会议，需要会议的纪要人填写对应的会议纪要，对该会议做出结束关闭的处理。写过会议纪要的会议不能再删除或者取消。

1、在首页的“通知消息”模块，若会议已经结束，则会提醒会议纪要人填写会议纪要，（如图3-18）直接点击进入填写会议纪要，默认会议纪要审核人为会议纪要人，如有需求可点击“选择”，选择其他人员来审核，会议纪要共享人即默认为与会人员，如有需求可以点击“选择”，选择其他人员或者增加其他人员，“保存”即可。（如图3-21）

图3-18

2、在会议管理模块下，本用户发起的会议在“我召集的会议”中，别人发起需要我参加的会议在“待参加会议”中，若该会议的预计结束时间已经是过去了，则需要在“历史会议”中找到该会议，点击会议名称进入会议详情界面，点击“会议纪要”按钮，进入填写会议纪要界面，填写完毕，保存即可。（如图3-19，图3-20）

图3-19

3、会议纪要审核人：默认会议纪要人，必须修改於婷

图3-20

图3-21

3.1.6.4会议取消

会议取消即会议删除，必须有会议的发起者方可删除，在会议管理中找到本用户发起的会议在“我召集的会议”中，若该会议的预计结束时间已经是过去了，则需要在“历史会议”中找到该会议，点击会议名称进入会议详情界面，点击“删除”按钮，则与会人员会收到会议取消的通知消息。（如图3-22）

图3-22

3.1.7协同审批

新建公文：发起表单

草稿箱：暂存的文件，作为拟稿人发起后被后续节点退回的文件；

待办文件：他人发起表单，需要我去处理；

已办文件：我的拟稿（我发起且已发送至下一节点）、我的经办（他人发起且我已处理）；

3.1.7.1新建公文

1、首页进入协同审批模块界面，点击“新建公文”，点击选择需求表单名称，则可进入表单编辑界面，或者将使用比较频繁的表单，选择“收藏”，可在整体表单的上方显示收藏的表单，直接点击即可进入表单编辑界面。（如图3-23）

图3-23

2、在协同审批界面，也可点击左侧快捷工作流，选择点击需求表单，则在右侧会直接显示表单内容编辑页面，可进行填写。（如图3-24）

图3-24

3、拟稿人填写表单内容，红色星号为必填项，填写完毕之后，选择“发送”（如图3-25），则页面跳转到下一步节点人员确认，无需修改，点击“确认发送”，则下一步节点会收到该待办文件（如图3-26）。若填写完毕之后暂时不需发送出去，点击“暂存”，文件会保存在草稿箱内，下次再想发送的话，可在草稿箱里找到该文件，打开，编辑，发送，确认发送即可。

图3-25

图3-26

3.1.7.2处理公文

1、处理

对于他人发起，需要领导审批的时候，在发起人已经发送了表单到后续节点，则该节点的处理人员，会在首页的“待办文件”模块下显示该待办文件。点击进去处理即可（如图3-27）。

图3-27

对于审批人员，会跳出相对应可处理的单元格，可选择“同意”、“不同意”、“已阅读”、“仅签名”。

处理意见可填写其他意见，但是不会保存，只针对当前有效。

撤销意见则是清楚当前单元格的内容，填写完毕，“发送”，确认下一节点人员无误，则“确认发送”（如图3-28，图3-29，图3-30）

退回则是退回到上一个处理节点。

暂存则是存到当前用户草稿箱。

图3-28

图3-29

图3-30

2、取回

取回功能只针对拟稿人有此功能，发送出去之后，下一节点还未查看的文件。

在 “我的拟稿”中找到该需要取回的文件，点击进去，点击“取回”按钮，该文件会在拟稿人的草稿箱中。

图3-31

2、 退回拟稿人

若审批人员觉得整个表单需要修改退回给拟稿人，则同样选择“发送”，在发送界面，点选“退回拟稿人”，“确认发送”即可，则该表单会在拟稿人的“待办文件”中找到，由拟稿人重新修改往下发送（如图3-32）

图3-32

3、 催办、督办

催办、督办均是发送消息给下一节点处理人员。

3.2手机端使用

目前手机端可支持“协同审批”、“新闻公告”两个功能。在收到新消息时，会以推送的方式发到手机上。

3.2.1 协同审批

在“应用”页面“我的应用”中找到“协同审批”，点击进入后出现如图3-33页面。

1、点击最左边的“+”，进入所有可以走OA流程的表单页面，如图3-34。选择自己需要的表单，填写表单内容，星号为必填项，填写完毕之后，选择“发送”（如有附件，可以点击“添加附件”，上传需要添加的附件）。按照表单流程进行审批（具体方法与网页版中协同审批一致，不再重复描述）。

图3-33 图3-34

2、“待办”、“已办”中分别是需要处理和已经处理的事项，具体功能与网页版相似，不再重复描述。

3、“委托”项暂时没有使用到。

3.2.1 新闻公告

在“应用”页面“我的应用”中找到“新闻公告”，点击进入后出现如图3-35页面。“新闻公告”集合了“新闻中心”和“通知公告”两部分内容，点击“新闻”或者“公告”，分别可以查看不同的内容。

图3-35

3.3各表单使用说明

目前协同审批支持的表单有“外出事由批准单”、“请假单”、“出差审批表”、“名片印刷申请审批表”、“人员招聘需求审批表”（该表格只有部门经理或者副总才能提出用工申请），其他表单会陆续增加。

3.2.1 外出事由批准单

1、如需外出，在外出之前填写好“外出事由批准单”（实际时间超过出厂时间则不能填写，即不能事后补写出门单），按照表单要求完整填写后点击“发送”，

进入页面如图3-36，此页面上出现即将发往的审批领导的人员信息，审批领导系统自动生成，不能进行手动更改，在图3-36页面点击“确认发送”即可，表示“外出事由批准单”已经发送给领导审批。

图3-36

2、领导在收到待办事项后在相应“外出事由审批单”的批准人一栏中填写审批意见，填写完审批意见后点击“发送”，出现如图3-37，点击“确认发送”，审批完成，此“外出事由批准单”即发送给行政部统计处。如果领导在审批时发现申请单填写有问题需要退回给表单发起者，则直接点击“退回”，出现如图3-38页面，可以在退回备注处写明退回原因，并点击“确认退回”，此申请单退回表单发起者处（关于“退回”的功能，每个表单都一样，接下去的表单中不再重复描述）。

图 3-37

图3-38

3、领导批准同意后在表单的批准人一栏会出现“同意+批准人姓名+审批日期”字样。只有在得到领导审批同意后方可出厂，出厂时在门卫处出示“外出事由批准单”上领导的审批意见（手机端），便于门卫做好登记工作（门卫查看外出人员的手机需要花费一定的时间，特别是一起外出人员比较多时，希望各位外出人员能配合门卫做好登记工作）。

4、外出回公司时与之前纸质出门单一样处理，外出人员需要让门卫知道自己已经回公司。

5、大部门经理及副总的出门单是不需要审批的，各位外出前在OA上写好外出事由批准单，按照流程直接发送给行政部统计后即可出厂。

5、行政部相关人员会对各位的外出事由批准单作出最后处理并统计汇总，并于每月月初将上月的外出记录汇总表发给各位。

3.2.2 新澳请假单

1、员工有事需请假的（产假98天以内，其余假期一个月之内的），需填写“新澳请假单”，点击“发送”，随后的页面上出现即将发往的审批领导的人员信息，审批领导系统自动生成，不能进行手动更改，在页面上点击“确认发送”即可，即表示此次请假单已经提交给领导。

2、领导收到待办事项后进行审批，在对应请假单的审批栏处填写审批意见，每位领导的权限不一样，审批的栏目也不同，请在可审批的栏目处进行审批，写好审批已经后点击“发送”，随后出现的页面是该流程下一步需要处理的人员，此处的人员也是系统自动生成的，不能进行更改，只需在页面处点击“确认发送”即可。每个请假事由的审批流程不一样，部分请假事由的请假单需要多位领导审批后才能生效，具体按照流程步骤执行即可。

3、每位请假人员的请假单最后都将流向前台统计，即请假单的“步骤/处理人”状态栏显示为“统计(於婷)”表示此次请假流程已经审批完成。

4、如果是上班当天中途请假外出，请在出门卫室时向当班门卫出示“新澳请假单” 上领导的审批意见（手机端）以便门卫知晓是请假外出。

5、前台统计会在每个月的月初统计上个月各位的请假单，所以各位的请假单得到领导审批同意发送给统计后如果需要有所变更的，请于当月与前台进行沟通处理。

3.2.3 出差审批表

1、出差人员出差前需要填写“出差审批表”（特别是出差涉及到费用报销的，如出差前没有填写出差审批表，则不能报销出差产生的费用，领导在审批差旅费报销单时查看出差人员的出差审批表）。按照要求填写完整“出差审批表”，点击“发送”，随后的页面上出现即将发往的审批领导的人员信息，审批领导系统自动生成，不能进行手动更改，在页面上点击“确认发送”即可，发送成功后表示该出差审批表已经发送给领导审批。

2、领导收到待办事项后进行审批，在对应出差审批表的审批人栏处填写审批意见，填写好后点击“发送”，随后的页面中点击“确认发送”，审批完成。

2、“出差审批表”的状态为“办结”表示此次出差申请已经审批完成。

3.2.4 名片印刷申请审批表

1、员工需要印刷名片的，请填写“名片印刷申请审批表”，按照表单要求填写完整表单内容并点击“发送”，随后的页面上出现即将发往的审批领导的人员信息，审批领导系统自动生成，不能进行手动更改，在页面上点击“确认发送”即可，发送成功后表示该名片印刷申请审批表已经发送给领导审批。

2、领导收到待办事项后进行审批，在对应名片印刷申请审批表的部门主管审批栏处填写审批意见，填写好后点击“发送”，随后的页面中点击“确认发送”，审批完成。

3、现在公司员工的名片都是统一交给杭州视佳广告公司制作并印刷的，名片纸质需求比较高等其他一些原因，如果个别员工印刷一次名片的话，成本比较高，时间也会比较久，所以公司在每年的2月份、5月份、8月份、11月份会分别统一印刷名片，如需印刷名片，请在2、5、8、11月份的20日左右提交名片印刷申请。每位需要印刷名片的申请在得到部门主管的审批后都会推送到人力资源部相关负责人处进行汇总并交由视佳制作。

3.2.5 人员招聘需求审批表

只有部门经理或者副总才能提出用工申请。

1、部门需要增加人员的，部门主管按照要求填写“人员招聘需求审批表”，填写完后点击“发送”，随后的页面上出现即将发往的审批领导的人员信息，审批领导系统自动生成，不能进行手动更改，在页面上点击“确认发送”即可，发送成功后表示该人员招聘需求审批表已经发送给领导审批。

2、领导收到待办事项后进行审批，在对应人员招聘需求审批表的用人部门主管意见处填写审批意见，填写好后点击“发送”，随后的页面中点击“确认发送”，即将审批表发给人力资源部经理，人力资源部经理在相应审批栏处填写审批意见后点击“发送”，随后点击“确认发送”，将审批表发给总经理，总经理审批后申请单将发往人力资源部招聘专员处，审批完成。

3.2.6 各表单审批权限

在描述上述各表单的使用说明时已经明确各流程的审批领导是系统自动生成的，使用者在使用时不能手动更改审批领导；

各流程涉及到的有审批权限的领导因事不能行使审批权力的话，需要事先指定代其行使审批权力的人员并告知人力资源部（且需明确具体哪几个事项的审批权限由其代理人代为审批），由其代理人在其不便行使审批权力期间，代其行使审批权力。

浙江新澳纺织股份有限公司

2016-6-2

关于OA办公系统的使用说明